Une lettre commerciale est une lettre officielle qui est émise d’une entreprise à une autre de manière professionnelle. Ces lettres peuvent être utilisées dans les contacts officiels entre les individus et les parties prenantes, y compris les clients, les employés et les membres de la société.
Une lettre commerciale bien rédigée peut faire la différence, que vous essayiez de travailler avec une autre entreprise, que vous inspiriez quelqu’un à assister à votre événement ou que vous vouliez simplement dire merci.
Écrire des lettres commerciales peut être difficile si vous êtes inexpérimenté avec le concept, mais elles font preuve d’un certain professionnalisme et d’élégance.
Format lettre commerciale
Une lettre officielle utilisée par les entreprises pour communiquer avec leurs clients, actionnaires, investisseurs, clients et autres entreprises est connue sous le nom de lettre commerciale. La lettre commerciale utilise un ton et une structure formels. Les entreprises l’utilisent pour transmettre des messages et des données importants.
Quand utiliser une lettre commerciale
Une organisation ou une personne peut utiliser une lettre commerciale pour un contact officiel avec d’autres personnes ou entreprises. Les lettres d’offre d’emploi, les lettres de vente, les lettres d’intérêt des investisseurs, les lettres de démission, les circulaires d’entreprise, les lettres d’actionnaires et les lettres de recommandation sont quelques exemples de lettres commerciales.
Éléments essentiels à inclure dans une lettre commerciale
Coordonnées de l’expéditeur : En haut de la page, commencez la lettre en indiquant vos coordonnées personnelles. Indiquez votre nom complet, le titre de votre poste, le nom de votre entreprise, votre adresse personnelle, vos coordonnées (téléphone et e-mail), etc.
Date : indiquez la date d’échéance de la lettre dans le corps de la lettre. Il doit être placé sous vos coordonnées et centré à l’intérieur de la marge de gauche.
Coordonnées du destinataire : indiquez les coordonnées du destinataire sous la date. Le nom, le titre, l’employeur et l’adresse du destinataire doivent tous être inclus. Le récepteur doit être adressé avec précision.
Salutation : Commencez la lettre par une salutation officielle, telle que “Cher M./Mme/Dr. [Nom de famille].” Assurez-vous d’utiliser le prénom et le nom exacts du destinataire. Vous pouvez utiliser une salutation plus large, telle que « Cher Monsieur ou Madame » ou « À qui de droit », si vous n’êtes pas sûr du sexe ou du nom du destinataire.
Paragraphes du corps : le corps principal de la lettre comprend les informations dont vous avez besoin pour atteindre votre objectif, ainsi que toutes les données, justifications ou arguments à l’appui. Créez des paragraphes concis et bien écrits pour présenter vos idées. Chaque paragraphe doit se concentrer sur une seule idée et être étayé par des détails, des exemples ou des preuves pertinents.
Paragraphe de clôture : Réitérez l’objectif de la lettre ou le résultat souhaité tout en résumant vos principaux points. Incluez tous les appels à l’action ou les suivis requis. Gratitude : remerciez la personne pour son temps et sa réflexion.
Pièces jointes : inclure une liste de toutes les pièces jointes.
Comment formater une lettre commerciale
Il existe des règles précises pour le format d’une lettre commerciale, comme le montre l’exemple de lettre en haut.
Taille du papier : Une feuille de papier normale mesurant 8 1/2″ x 11″ doit être utilisée pour imprimer les lettres commerciales. Pour donner une apparence professionnelle, utilisez un excellent papier.
Marges : elles doivent commencer à deux pouces du haut de la page. Les marges supérieure, inférieure et latérale doivent toutes avoir une largeur d’un pouce.
Justification : La correspondance commerciale doit être justifiée à gauche. Par conséquent, chaque paragraphe doit commencer à la marge de gauche. Étant donné que le retour à la ligne déterminera le moment où les mots doivent passer à la ligne suivante pour éviter d’envahir la marge, les marges de droite ne seront pas espacées de manière régulière.
Exemple de lettre commerciale
Bien sûr! Voici quelques exemples de lettres commerciales qui peuvent être utilisées pour divers scénarios :
Lettre de proposition commerciale :
[Votre nom]
[Ta position]
[Votre entreprise]
[Date]
[Nom du destinataire]
[Poste du destinataire]
[Entreprise du destinataire]
[Adresse]
Cher [Nom du destinataire],
Corps : Ensuite, une ligne vide est suivie du corps de la lettre. Il devrait y avoir une ligne vide séparant chaque paragraphe dans la structure de paragraphe. Après le dernier paragraphe, une ligne blanche doit être laissée.
Sincèrement,
[Votre nom]
[Ta position]
[Votre entreprise]
Rédaction d’une lettre commerciale par e-mail
Vous devez ajuster quelque peu la structure si vous devez envoyer la lettre commerciale par e-mail. Par exemple, bien que la salutation, le corps et la signature ne changent pas, la ligne d’objet doit être incluse pour informer le destinataire de l’objet de l’e-mail. Vous pouvez également inclure des liens et des pièces jointes.
Une lettre de courrier électronique d’entreprise est différente d’une lettre des manières suivantes.
- Le problème sur lequel vous écrivez doit être inclus dans la ligne d’objet.
- Après votre signature, veuillez inclure votre adresse et vos coordonnées.
- Le choix d’inclure des pièces jointes et des liens
Conclusion
Rédiger une lettre commerciale réussie qui atteint vos objectifs n’est pas si difficile. Pour vous assurer que chaque élément de votre lettre suit le style et la structure appropriés, utilisez le modèle fourni ci-dessous.