Una carta comercial es una carta oficial que se emite de una empresa a otra de manera profesional. Estas cartas se pueden usar en contactos oficiales entre individuos y partes interesadas, incluidos clientes, empleados y miembros de la corporación.
Una carta comercial bien escrita puede marcar la diferencia, ya sea que esté tratando de trabajar con otra empresa, inspirar a alguien para que asista a su evento o simplemente quiere decir gracias.
Escribir cartas comerciales puede ser difícil si no tiene experiencia con el concepto, pero muestran una cierta cantidad de profesionalismo y elegancia.
formato de carta comercial
Una carta oficial utilizada por las empresas para comunicarse con sus clientes, accionistas, inversores, clientes y otras empresas se conoce como carta comercial. La carta comercial utiliza un tono y una estructura formales. Las empresas lo utilizan para transmitir mensajes y datos importantes.
Cuándo usar una carta comercial
Una organización o una persona puede utilizar una carta comercial para el contacto oficial con otras personas o empresas. Las cartas de oferta de trabajo, las cartas de ventas, las cartas de interés de los inversores, las cartas de renuncia, las circulares de la empresa, las cartas de los accionistas y las cartas de recomendación son algunos ejemplos de cartas comerciales.
Elementos esenciales para incluir en una carta comercial
Información del remitente: en la parte superior de la página, comience la carta proporcionando su información de contacto personal. Incluya su nombre completo, cargo, nombre de la empresa, domicilio, información de contacto (teléfono y correo electrónico) y más.
Fecha: Proporcione la fecha de vencimiento de la carta en el cuerpo de la carta. Debe colocarse debajo de su información de contacto y centrado dentro del margen izquierdo.
Información del destinatario: Indique los datos de contacto del destinatario debajo de la fecha. Deben incluirse el nombre, el cargo, el empleador y la dirección del receptor. El receptor debe dirigirse con precisión.
Saludo: Comience la carta con un saludo que sea oficial, como “Estimado Sr./Sra./Dr. [Apellido].” Asegúrese de usar el nombre y apellido exactos del destinatario. Puede usar un saludo más amplio, como “Estimado señor o señora” o “A quien corresponda”, si no tiene claro el género o el nombre del destinatario.
Párrafos del cuerpo: el cuerpo principal de la carta comprende la información que necesita para lograr su objetivo, junto con cualquier dato de respaldo, justificación o argumento. Cree párrafos concisos y bien escritos para presentar sus ideas. Cada párrafo debe concentrarse en una sola idea y estar sustentado por detalles, instancias o pruebas pertinentes.
Párrafo de cierre: reitere el objetivo de la carta o el resultado deseado mientras resume sus puntos principales. Incluya cualquier llamado a la acción o seguimiento requerido. Gratitud: Agradezca a la persona por su tiempo y pensamiento.
Documentos adjuntos: incluya una lista de todos los archivos adjuntos.
Cómo dar formato a una carta comercial
Hay reglas precisas para el formato de una carta comercial, como se puede ver en la carta de ejemplo de arriba.
Tamaño del papel: se debe utilizar una hoja de papel normal de 8 1/2″ x 11″ para imprimir cartas comerciales. Para proporcionar una apariencia profesional, utilice un papel excelente.
Márgenes: deben comenzar a dos pulgadas de la parte superior de la página. Los márgenes superior, inferior y lateral deben tener una pulgada de ancho.
Justificación: La correspondencia comercial debe dejarse justificada. Como resultado, cada párrafo debe comenzar en el margen izquierdo. Debido a que el ajuste de línea determinará cuándo las palabras deben moverse a la siguiente línea para evitar invadir el margen, los márgenes derechos no estarán espaciados uniformemente.
Ejemplo de carta comercial
¡Seguro! Aquí hay algunos ejemplos de cartas comerciales que pueden usarse para varios escenarios:
Carta de propuesta comercial:
[Su nombre]
[Tu posición]
[Tu compañía]
[Fecha]
[Nombre del destinatario]
[Posición del destinatario]
[Empresa del destinatario]
[DIRECCIÓN]
Estimado [Nombre del destinatario],
Cuerpo: Luego, una línea en blanco es seguida por el cuerpo de la carta. Debe haber una línea en blanco que separe cada párrafo en la estructura del párrafo. Después del último párrafo, se debe dejar una línea en blanco.
Atentamente,
[Su nombre]
[Tu posición]
[Tu compañía]
Escribir una carta comercial por correo electrónico
Debe ajustar un poco la estructura si debe enviar la carta comercial por correo electrónico. Por ejemplo, aunque el saludo, el cuerpo y la firma no cambiarán, se debe incluir la línea de asunto para que el destinatario sepa de qué se trata el correo electrónico. También puede incluir enlaces y archivos adjuntos.
Una carta de correo electrónico comercial es diferente de una carta de las siguientes maneras.
- El tema sobre el que estás escribiendo debe incluirse en la línea de asunto.
- Después de su firma, incluya su dirección y datos de contacto.
- La opción de incluir archivos adjuntos y enlaces
Línea de fondo
Escribir una carta comercial exitosa que logre sus objetivos no es tan difícil. Para asegurarse de que cada componente de su carta siga el estilo y la estructura adecuados, utilice la plantilla que se proporciona a continuación.