Ein Geschäftsbrief ist ein offizieller Brief, der auf professionelle Weise von einem Unternehmen an ein anderes verschickt wird. Diese Briefe können im offiziellen Kontakt zwischen Einzelpersonen und Interessengruppen, einschließlich Kunden, Mitarbeitern und Mitgliedern des Unternehmens, verwendet werden.
Ein gut geschriebener Geschäftsbrief kann den Unterschied machen, ob Sie versuchen, mit einem anderen Unternehmen zusammenzuarbeiten, jemanden für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu begeistern oder einfach nur Danke zu sagen.
Das Schreiben von Geschäftsbriefen kann schwierig sein, wenn Sie mit dem Konzept unerfahren sind, aber sie zeugen von einem gewissen Maß an Professionalität und Eleganz.
Geschäftsbriefformat
Ein offizieller Brief, den Unternehmen zur Kommunikation mit ihren Kunden, Aktionären, Investoren, Kunden und anderen Unternehmen verwenden, wird als Geschäftsbrief bezeichnet. Der Geschäftsbrief verwendet einen formellen Ton und eine formelle Struktur. Unternehmen nutzen es, um wichtige Nachrichten und Daten zu übermitteln.
Wann man einen Geschäftsbrief verwenden sollte
Eine Organisation oder eine Person kann einen Geschäftsbrief für den offiziellen Kontakt mit anderen Personen oder Unternehmen verwenden. Beispiele für Geschäftsbriefe sind Stellenangebotsschreiben, Verkaufsschreiben, Anlegerinteressenschreiben, Rücktrittsschreiben, Unternehmensrundschreiben, Aktionärsbriefe und Empfehlungsschreiben.
Wesentliche Elemente, die in einen Geschäftsbrief aufgenommen werden sollten
Informationen zum Absender: Beginnen Sie den Brief oben auf der Seite mit der Angabe Ihrer persönlichen Kontaktinformationen. Geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Firmennamen, Ihre Privatadresse, Kontaktinformationen (Telefon und E-Mail) und mehr an.
Datum: Geben Sie im Text des Briefes das Fälligkeitsdatum des Briefes an. Es muss unter Ihren Kontaktinformationen und zentriert am linken Rand platziert werden.
Informationen zum Empfänger: Geben Sie unter dem Datum die Kontaktdaten des Empfängers an. Der Name, der Titel, der Arbeitgeber und die Adresse des Empfängers sollten alle enthalten sein. Der Empfänger sollte präzise angesprochen werden.
Anrede: Beginnen Sie den Brief mit einer offiziellen Anrede, wie zum Beispiel „Sehr geehrter Herr/Frau/Dr. [Familienname, Nachname].” Achten Sie darauf, den korrekten Vor- und Nachnamen des Empfängers anzugeben. Sie können eine allgemeinere Begrüßung verwenden, z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „An wen es geht“, wenn Sie das Geschlecht oder den Namen des Empfängers nicht kennen.
Textabsätze: Der Haupttext des Briefes enthält die Informationen, die Sie zum Erreichen Ihres Ziels benötigen, sowie alle unterstützenden Daten, Begründungen oder Argumente. Erstellen Sie prägnante, gut geschriebene Absätze, um Ihre Ideen zu präsentieren. Jeder Absatz sollte sich auf eine einzelne Idee konzentrieren und durch relevante Details, Beispiele oder Beweise untermauert werden.
Schlussabsatz: Wiederholen Sie das Ziel oder das gewünschte Ergebnis des Briefes und fassen Sie gleichzeitig Ihre wichtigsten Punkte zusammen. Fügen Sie alle Handlungsaufforderungen oder erforderlichen Folgemaßnahmen hinzu. Dankbarkeit: Danken Sie der Person für ihre Zeit und Gedanken.
Anlagen: Fügen Sie eine Liste aller Anlagen bei.
So formatieren Sie einen Geschäftsbrief
Für das Format eines Geschäftsbriefes gibt es genaue Regeln, wie aus dem Beispielbrief oben hervorgeht.
Papierformat: Zum Drucken von Geschäftsbriefen sollte ein normales Blatt Papier mit den Maßen 8 1/2″ x 11″ verwendet werden. Für ein professionelles Erscheinungsbild verwenden Sie hochwertiges Papier.
Ränder: Sie sollten 5 cm vom oberen Rand der Seite beginnen. Der obere, untere und seitliche Rand sollte jeweils 2,5 cm breit sein.
Begründung: Geschäftskorrespondenz muss linksbündig erfolgen. Daher muss jeder Absatz am linken Rand beginnen. Da der Zeilenumbruch bestimmt, wann Wörter in die nächste Zeile verschoben werden müssen, um nicht in den Rand einzudringen, sind die rechten Ränder nicht gleichmäßig verteilt.
Beispiel für einen Geschäftsbrief
Sicher! Hier sind einige Beispiele für Geschäftsbriefe, die für verschiedene Szenarien verwendet werden können:
Geschäftsvorschlagsschreiben:
[Ihren Namen]
[Dein Standpunkt]
[Ihr Unternehmen]
[Datum]
[Name des Empfängers]
[Position des Empfängers]
[Unternehmen des Empfängers]
[Adresse]
Lieber [Name des Empfängers],
Textkörper: Anschließend folgt auf eine Leerzeile der Textkörper des Briefes. Jeder Absatz in der Absatzstruktur sollte durch eine Leerzeile getrennt sein. Nach dem letzten Absatz sollte eine Leerzeile gelassen werden.
Aufrichtig,
[Ihren Namen]
[Dein Standpunkt]
[Ihr Unternehmen]
Einen E-Mail-Geschäftsbrief schreiben
Wenn Sie den Geschäftsbrief per E-Mail versenden müssen, müssen Sie die Struktur etwas anpassen. Während sich beispielsweise Anrede, Text und Signatur nicht ändern, muss die Betreffzeile eingefügt werden, um dem Empfänger mitzuteilen, worum es in der E-Mail geht. Sie können auch sowohl Links als auch Anhänge hinzufügen.
Ein geschäftlicher E-Mail-Brief unterscheidet sich in folgenden Punkten von einem Brief.
- Das Thema, über das Sie schreiben, sollte in der Betreffzeile enthalten sein.
- Bitte geben Sie im Anschluss an Ihre Unterschrift Ihre Anschrift und Kontaktdaten an.
- Die Möglichkeit, Anhänge und Links einzuschließen
Endeffekt
Einen erfolgreichen Geschäftsbrief zu schreiben, der Ihre Ziele erreicht, ist gar nicht so schwer. Um sicherzustellen, dass alle Bestandteile Ihres Briefes dem richtigen Stil und der richtigen Struktur entsprechen, verwenden Sie die unten bereitgestellte Vorlage.